Що робити, якщо підзвітна особа витратила свої гроші
Загальні правила видачі грошових коштів під звіт
- Написати заяву на видачу ДС із зазначенням цілей їх витрачання, необхідної суми, дати складання і терміну, на який видаються ДС.
ВАЖЛИВО! Заява обов'язково має містити візу керівника, що підтверджує правомірність видачі грошей під звіт.
- Отримати ДС в касі підприємства за видатковим касовим ордером або на банківську карту.
ВАЖЛИВО! Перш ніж отримати нову суму в підзвіт, співробітник повинен погасити заборгованість за раніше виданими авансами шляхом надання авансового звіту чи повернення невитрачених ДС.
- Протягом 3 днів після закінчення терміну, зазначеного в заяві, надати в бухгалтерію авансовий звіт з додатком належно заповненої первинної документації.
Якщо вищевказана послідовність дій дотримана, а підзвітна особа витратила свої гроші через брак виданих, то має місце звичайний перевитрата, і після перевірки авансового звіту роботодавець поверне працівникові витрачену суму з каси.
Офіс-менеджеру Соколової Т. С. було видано в підзвіт 5 500 руб. на закупівлю продуктів, необхідних для проведення засідання ради директорів. На касі з'ясувалося, що сума покупки склала 6 280 руб. і для оплати покупки працівниця додала власні кошти.
Після перевірки авансового звіту роботодавець виплатив Соколової утворився перевитрата в розмірі 780 руб.
Відшкодовуємо витрати співробітнику правильно
Якщо ж послідовність вищевказаних дій порушена і працівник витратив власні ДС в повній впевненості, що роботодавець відшкодує йому всі витрати, то така операція по своїй господарській суті нічого спільного з підзвітний не має. Адже в ній працівник діяв від свого імені (п. 1 ст. 183 ЦК України), і ще невідомо, чи схвалить дану покупку керівник. Так буває, коли працівник не погоджує свої дії з керівником. Наприклад, якщо менеджер провів переговори з клієнтом, сплативши при цьому вечерю в дорогому ресторані, або завгосп придбав матеріали на ринку в кілька разів дорожче, ніж компанія би купила їх у оптового постачальника.
Витративши власні гроші в подібній ситуації, співробітник в першу чергу повинен узгодити свої витрати з директором, склавши заяву про відшкодування понесених ним витрат і приклавши всі первинні документи. Якщо керівник їх схвалить, то необхідно скласти розпорядження або наказ про виплату компенсації працівникові.
Для того щоб інспектори ФНС не мали приводів для претензій, багато компаній складають спільний наказ або інший локальний акт підприємства, що відображає порядок відшкодування подібних витрат. У документі вказуються можливі цілі витрачання коштів, максимальна сума, яку працівник може витратити, терміни виплати відшкодування; він завіряється підписом директора і під розпис подається для ознайомлення всім зацікавленим співробітникам.
Оформляється ця виплата видатковим касовим ордером і записом Дт 73 «Розрахунки з персоналом за іншими операціями» Кт 50. А проводка Дт 10 (07, 08, 11, 41) Кт 73 фіксує, що придбані цінності прийняті до обліку.
Первинні документи були оформлені на ТОВ «Фрегат», і на підставі розпорядження керівника і заяви про відшкодування витрачених сум касир виплатив витрачені співробітником суми.
Бухгалтер відбив в обліку такі записи:
Дт 41 Кт 73 - 30 065,25 руб. - товари прийняті до обліку;
Дт 19 Кт 73 - 5 411, 75 руб. - відбито вхідний ПДВ;
Дт 73 Кт 50 - 35 477 руб. - відшкодовано витрати співробітнику.
Однак на практиці деякі бухгалтери все ж вимагають складання авансового звіту, оскільки він є додатковим документом, який підтверджує, що співробітник, який витратив власні кошти, здійснив покупки на цілі підприємства, а не на свої особисті. Чинне законодавство не містить інформації, прямо роздільною або забороняє складати авансові звіти при витрачанні працівником власних коштів. Таким чином, і оформлення, і відсутність авансового звіту в даному випадку можливі і не будуть вважатися помилкою.
Що робити, якщо документи оформлені на працівника?
Якщо ж в процесі перевірки первинки з'ясується, що документи оформлені на працівника, то безпечніше оформити очікуваного відшкодування виплату договором купівлі-продажу або закупівельними актом. Бо якщо взяти дані витрати до обліку за виписаними на працівника документам, то велика ймовірність їх виключення з оподатковуваної бази під час перевірки податківцями, оскільки фактично працівник придбав ТМЦ у власність, а після реалізував роботодавцю.
Виходячи з цього у співробітника виникає дохід, оподатковуваний ПДФО (пп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ). За такий дохід працівникові необхідно буде відзвітувати самостійно, подавши в ИФНС форму 3-ПДФО за підсумками року. При цьому він може скористатися податковим вирахуванням або відобразити суму покупки у витратах (подп. 1 п. 1 ст. 220 НК РФ).
У бухгалтерському обліку таку операцію необхідно зафіксувати наступними проводками:
Дт 76 Кт 50 - оплачено ТМЦ;
Дт 10 (07, 08, 11, 41) Кт 76 - ТМЦ оприбутковані на підставі закупівельного акта або договору купівлі-продажу.
Продовження прикладу 2
Припустимо, що у Алексєєва А. В. не виявилося з собою реквізитів компанії і він оформив покупку на власне ім'я.
Бухгалтерія після перевірки первинної документації вирішила оформити надходження товарів від фізичної особи за договором купівлі-продажу. У бухобліку це знайшло своє відображення наступними записами:
Дт 41 Кт 76 - 35 477 руб. - товари прийняті до обліку;
Дт 76 Кт 50 - 35 477 руб. - товари оплачені фізособі.
Однак в разі, якщо працівник діяв на підставі довіреності, а номенклатура покупки відповідає цілям, зазначеним при видачі ДС під звіт, можна скласти авансовий звіт, навіть якщо первинна організація оформлена на співробітника.
Порада: щоб при оплаті покупок для підприємства особистими коштами співробітників уникнути суперечок з перевіряючими та донарахування податків, необхідно:
- Видати працівникові довіреність на покупку ТМЦ.
- Отримати від продавця повний пакет первинних документів, що підтверджують покупку (документи повинні бути оформлені на компанію, а не на працівника).
- Працівникові написати заяву на компенсацію витрачених ним ДС, приклавши до нього всю первинну документацію (можливо і складання авансового звіту), і завізувати заяву у керівника.
Якщо співробітник витратив власні гроші на покупку будь-яких цінностей, то фактично він вчиняв дії від власного імені. Отже, складати авансовий звіт в такому випадку не потрібно, оскільки працівник не отримував аванс. Однак чинне законодавство не забороняє в такій ситуації оформляти авансовий звіт. На практиці зустрічаються обидва способи обліку подібних операцій.