Про безпечному списання підзвітних грошей, і чому це потрібно робити не поспішаючи!

Розповісти про цю новину

У школі вчителі нам постійно говорили: «Не смійте списувати!». Ми кивали на знак згоди, але все одно списували. Те ж саме - в інституті. Нас попереджають, закликають, ми киваємо і робимо свою справу. Майже всі, крім відвертих «ботаніків», звичайно. А тепер ми виросли. Але звичка до списування, мабуть, залишилася. Приходять до мене, дорослому податковому консультанту з 20-річним стажем, такі ж дорослі директори та головні бухгалтери, заглядають благально в очі і запитують: «Як списати? А що потім робити? ». Можливо, хтось відповів би: «Сухарі сушити». Але не все так погано. Адже мова йде не про списування на ЄДІ, а про безпечний списуванні підзвітних грошей. Безпечному з податкової точки зору. А взагалі таке можливо? Що ж, давайте розбиратися.

Приходять до мене, дорослому податковому консультанту з 20-річним стажем, такі ж дорослі директори та головні бухгалтери, заглядають благально в очі і запитують: «Як списати? А що потім робити? ». Можливо, хтось відповів би: «Сухарі сушити». Але не все так погано. Адже мова йде не про списування на ЄДІ, а про безпечний списуванні підзвітних грошей. Безпечному з податкової точки зору. А взагалі таке можливо? Що ж, давайте розбиратися.

Розмова за поняттями

Спочатку потрібно визначитися з поняттями. Про що ми, власне, говоримо. Підзвітні суми - це готівкові кошти, видані на витрати, пов'язані із здійсненням діяльності юридичної особи, індивідуального підприємця, робіт нику (далі - підзвітній особі) під звіт. Сьогодні допускається перерахування підзвітних сум на зарплатну або корпоративну пластикову карту, якщо це прописано в локальному нормативному акті.

Чому нам так цікаві підзвітні суми

Це можна побачити в загальноукраїнській базі податкових схем інтелектуальній системі податкового консультування «Сівков НК», вбиваємо в пошуку ключове слово: звіт. Знаходиться велика кількість схем, де використовуються підзвітні суми. Популярність є. Швидко видати гроші на різні потреби управлінців - як правило, рішення одне - перерахувати підзвіт, а потім розберемося.

Як видають гроші

Для того щоб отримати гроші, підзвітна особа пише заяву про видачу готівки під звіт. Таку заяву складається в довільній формі, але при цьому вона повинна містити: власноручний напис (резолюцію) керівника про суму готівки і термін, на який вони видаються; підпис керівника; дату (п.4.4. Положення). Перша проблема, з якою стикається бухгалтер - це заборона на видачу грошей, якщо підзвітна особа має заборгованості по раніше отриманої під звіт сумі (п. 4.4 Положення).

Ця заборона ми обходимо легко і витончено: співробітник повертає заборгованість в касу і тут же отримує ті ж гроші плюс нову підзвітності суму. А можна просто сподіватися на український авось: а раптом Податкова не виявить порушення протягом 2-х місяців? Якщо вам не пощастить, і протягом цього терміну перевіркою буде виявлено порушення, вам загрожує штраф. Вірніше два штрафи. Відповідно до ч. 1 ст. 15.1. ч. 1 ст. 4.5 КоАП України організацію покарають на суму від 40 000 до 50 000 руб. а керівника організації від 4000 до 5000 руб.

Інформацію про те, як оформляються видаткові касові ордери, ким підписуються, я для стислості опускаю.

Як гроші повертають

Тепер начитається найцікавіше. За витраченим сумам підзвітна особа зобов'язана протягом трьох робочих днів після закінчення терміну, на який видавалися гроші, або з дня виходу на роботу, подати авансовий звіт (п. 4.4 Положення N 373-П). Авансовий звіт подається головному бухгалтеру, бухгалтеру або керівнику. При цьому підзвітній особі видається розписка (відрізна частина авансового звіту), що підтверджує отримання авансового звіту і виправдувальних документів.

А що станеться, якщо працівник не відзвітував у ці три дні? Якщо це - порушення касової дисципліни. то організацію або посадова особа можуть оштрафувати за одне з порушень ведення касових операцій, які перераховані в статті 15.1 КоАП РФ. Але в тому-то і справа, що в цей перелік порушення термінів надання авансового звіту не включені! Значить, покарати нас за це ніхто не має права.

До речі, керівник організації своїм наказом може встановити будь-який термін, на який видаються гроші під звіт. Наприклад, від 3 до 300 днів. Скажімо, для топ-менеджерів 300 днів, а для всіх інших - 3 дні. Це ваше право. Але краще цього не робити. Адже якщо немає наказу, то не може бути і претензій щодо терміну і поверненню.

Нас лякають, а ми боїмося

Отже, що ми з вами маємо сьогодні? До тих пір, поки організація не списала видані під звіт кошти в свій збиток, зобов'язання сплати будь-яких податків, начебто, не виникають.

Зверніть увагу: в цій ситуації не можна говорити і про матеріальну вигоду. Умовою її виникнення є укладення письмового договору між організацією і фізичною особою, але Положенням такий спосіб видачі грошей під звіт не передбачений. Тому немає ніяких підстав нараховувати матеріальну вигоду у вигляді економії на відсотках. Неповернення підзвітних сум призводить лише до одного - у співробітника виникає заборгованість з повернення отриманих від організації під звіт грошових коштів. Усе! І отримання співробітником грошей в такій ситуації не може автоматично вважатися його доходом. Таким чином, ви можете «підвісити» ситуацію за умови, що ні організація, ні фізична особа ніяких дій робити не стануть.

Як довго може зберігатися цей status quo. До тих пір, поки організація не спише видану під звіт суму до витрат (п.п.2 п.2 статті 265 НК РФ) після закінчення встановленого терміну позовної давності (3 роки). Дехто намагається цей термін продовжувати шляхом паперового листування або поверненням частини сум до нескінченності, але зараз законодавець обмежив загальний строк позовної давності десятьма роками (п. 2 ст. 196 ЦК України). Так що через 10 років вам все одно доведеться списувати ці кошти. Ну та нічого. 10 років - дуже великий термін. Як у тій казці: щось за цей час напевно трапиться. Або падишах помре, або ходжа Насреддін помре, або віслюк здохне ... Тобто: зміниться законодавство, буде реорганізовано юридична особа або одержувач підзвітних коштів поїде за кордон - казкове кількість варіантів.

Наш суд - найгуманніший

У спірних випадках сторони, зрозуміло, можуть звернутися до суду. Тому судова практика нам теж небайдужа. Так ось, наші суди вважають: раз фізичній особі вже видані гроші під звіт, це означає, що людина вже відзвітував за раніше отриманими сумами. Презумпція розумності суб'єкта підприємницької діяльності. Тобто: не дурні ж в організації сидять, щоб давати гроші тому, хто не має звички звітувати про їх витрачання. Ми згодні з нашим самим гуманним судом. Ми - не дурні. Просто розсіяні трошки ... Звітність кудись засунули, знайти не можемо. А старанного бухгалтера, який звіт втратила, ми давно «звільнили». Загалом, вважайте документи загубленими. Нещасний випадок на виробництві, можна сказати. А співробітник наш розписку (відрізну частина авансового звіту) теж втратив. Ну що з нього взяти! Фізособа все-таки. Головне, в суді не розсміятися.

Таким чином, створюється цікавий правовий казус. Факт видачі грошей не заперечуємо; всі авансові звіти отримані, до співробітника немає претензій. Але надати цим фактам юридичне значення можна тільки через суд. Відповідно одна сторона буде наполягати на такому розгляді, інша не буде нічого заперечувати. І якщо суд пройде за такою схемою в теплій дружній обстановці - про нарахування ПДФО і страхових внесків можна забути. А потім керівник організації винесе суворий наказ про покарання головбуха і відновленні документів. Як покарання можна застосувати посилання на семінар за кордон. Такі семінари іноді проводяться на круїзних морських лайнерах. Чи не Мальдіви, звичайно, але покарання має бути суворим.

Будь-яких інших дій з боку Податкових служб можна не боятися, законодавством їм не надано право приймати рішення про зміну юридичної кваліфікації угоди. Таким правом володіє тільки суд. Щоб перекваліфікувати угоду, вони повинні звернутися до суду. Що дуже довго і практично нереально.

Є, звичайно, інша проблема. Це коли підзвітні сума досягає астрономічних розмірів, що не фарбувати баланс підприємства і стане весь час викликати інтерес Податкової служби, починаючи з листів про вашу ліквідації в зв'язку з нестачею чистих активів. Але це - тема для окремої розмови.

Підводимо підсумки. Якщо ви хочете максимально довго не стягуються податки на суми, видані під звіт, щось не списуйте їх, просто тримайте як заборгованість. За те, що ви будете продовжувати видавати гроші під звіт тій самій особі і надалі покарати вас практично неможливо. Якщо все-таки настав момент все списати, то нехай ваше підзвітна особа поверне всі гроші, а ви відійти їх тому співробітникові, хто працює у вас «тимчасово». Після закінчення терміну позовної давності або відразу після закінчення терміну звіту можете влаштувати з таким співробітником дружній судовий процес.

Отримуйте задоволення по повній програмі. Закон на нашому боці, судова практика теж. Нам не страшний податковий інспектор. У цьому конкретному випадку, зрозуміло ...