Як завірити копію трудової книжки зразок і основні правила

Згідно з чинним трудовим законодавством оригінали трудових книжок зберігаються за місцем основної роботи кожного працюючого громадянина. Відповідальність за збереження документів такого типу несе керівництво підприємства або організації, тобто, роботодавець. Не дивно, що оригінали не видаються на руки працівникам до моменту розірвання з ними договору (звільнення).

Але як бути працівникам, яким необхідно оформити документи, в яких фігурує інформація про наявний трудовий стаж. А також особам, які бажають отримувати субсидії або оформляє кредит? У всіх перерахованих ситуаціях потрібна копія книжки, завірена за всіма правилами. Зазвичай оформленням копій займаються співробітники кадрового відділу або досвідчені менеджери (якщо йде мова про компанії).

функції документа

Основні функції копії мало чим відрізняються від оригіналу - обидві форми документа підтверджують, що даний громадянин працевлаштований, відпрацював певний термін, має професію з належною кваліфікацією і за таку працю він отримує відповідну плату.

Як проводиться завірення?

Ініціатором видачі завіреної копії завжди є сам працівник, який потребує такому документі. Згідно із зазначеним вище урядовою постановою співробітник звертається до керівництва з відповідною заявою, в якому коротко викладає прохання видати копію книжки.

Важливо розуміти, що оригінал працівник має право отримати тільки в одному випадку - в день остаточного розрахунку. У всіх інших випадках необхідно оформити копію.

Заяву можна подати як керівництву, так і начальнику кадрового відділу, якщо такий є у цієї юридичної особи. Якщо йде мова про невеликої компанії, то видачею копії буде займатися менеджер або інша особа, наділена повноваженнями на подібні дії.

Згідно з урядовою постановою під номером 225 копія повинна бути

видана уповноваженою особою не пізніше трьох днів з моменту подачі заяви. В окремих випадках можлива видача копії після усного повідомлення безпосереднього керівника, але це виключення з правил, а не поширена практика. Найчастіше усне повідомлення використовується в дрібних компаніях або організаціях, де всі знають один одного в обличчя, і де є взаємна довіра.

Також слід розуміти, що не завжди потрібна видача повної копії.

Іноді досить копій окремих сторінок або однієї сторінки - все залежить від конкретного випадку. Наприклад, іноді достатньо скопіювати сторінки, які висвітлюють трудову діяльність в певні періоди. В такому випадку ксерокопіруют перша сторінка, по якій видно, про який саме працівника йде мова. А потім додатково копіюється сторінка зі стажем.

Так як ксерокопія виглядає блякло і деякі записи важко розібрати (вони написані від руки), краще набрати текст на комп'ютері - це полегшить читання копії.

особливості запевнення

Будь-яка копія (зроблена на ксероксі або набрана на комп'ютері) буде недійсним без правильного запевнення. Юридичну силу документ набуває тільки після внесення спеціальних позначок у передбачених для цього місцях.

Уповноважена особа залишає напис «копія вірна», потім ставить підпис і печатку. Вказівка ​​прізвища, імені та по батькові людини, яка провадила запевнення, проводиться в обов'язковому порядку!

Якщо ця відмітка ставиться на останній сторінці, вноситься запис «працює в даний час», і проводиться стандартне завірення (підпис, розшифровка, дата, печатка).

Щоб копія вважалася дійсною, співробітнику кадрового відділу або іншій уповноваженій особі необхідно стежити за правильністю постановки друку - вона частково накриває підпис і текст (не можна ставити на порожньому місці!).

• керівництво підприємства або організації;
• менеджер, який займається роботою з кадрами в невеликих фірмах;
• начальник кадрового відділу;
• головний бухгалтер, якщо він уповноважений на видачу копій.

Якщо книжка копіюється цілком, завірення проводиться на першій і останній сторінці. Також допускається завірення тільки однієї останньої сторінки.

Чи оплачується лікарняний під час відпустки - дізнайтеся всю необхідну інформацію на цю тему.

Ви захворіли під час проходження випробувального терміну? Дізнайтеся докладно про свої трудові права, уважно прочитавши цю статтю.

Всю інформацію про оплату лікарняного на вихідних можна дізнатися, пройшовши за посиланням.

зразок документа

Правильно виконана запис містить наступну інформацію (для копії всієї книжки):

• Після останнього запису на сторінці книжки ставиться порядковий номер.
• Вноситься позначка, що співробітник «працює по теперішній час».
• Вноситься дата, до якої робилася даний запис.
• Вноситься посаду співробітника, уповноваженого на видачу копій.
• Вноситься його прізвище, ім'я та по батькові.
• Ставиться печатка організації, підприємства або установи.

Завірена копія трудової книжки виглядає так: