Як заповнити реєстраційно-контрольну картку

Зі статті ви дізнаєтесь:

• як відбувається заповнення реєстраційно-контрольної картки;
• як розробити форму реєстраційно-контрольної картки;
• як виглядає зразок реєстраційно-контрольної картки.

Технології реєстрації і контролю виконання документів

Сучасна технологія реєстрації ділових паперів має три форми: журнальна, карткова і автоматизована.

Журнальна форма реєстрації документів

Карткова форма реєстрації документів

При картковій формі реєстрації документів на кожну вхідну або вихідну папір створюється спеціальна картка, яка містить всі необхідні дані. Така картка називається реєстраційної або реєстраційно-контрольної. Використання карткової системи дуже зручно. Надалі карти стають основою для формування картотеки з використанням класифікаторів. Така система значно полегшує пошук потрібних даних і спрощує процес реєстрації. Іноді папери надходять відразу з реєстраційними картками, крім того, використання такої системи дозволяє залучати відразу декількох співробітників для реєстрації однієї групи документів.

Автоматизована форма реєстрації документів

Автоматизована форма реєстрації документів здійснюється із застосуванням ПК і спеціальних програмних комплексів. Програма може бути встановлена ​​на одному комп'ютері або на сервері, в останньому випадку стає можливою робота відразу декількох фахівців.

Для введення відомостей про документ використовується спеціальна форма реєстраційно-контрольної картки, а для зберігання - база даних. Існує велика різноманітність програмних рішень для автоматизації процесу реєстрації ділових паперів. Вони можуть мати різний набір реквізитів і різний вигляд форми введення. У більшості з них реалізована можливість додавати додаткові реквізити для різних груп документів і змінювати дизайн форми введення.

Заповнення реєстраційно-контрольної картки

Порядок заповнення реєстраційно-контрольної карти обумовлений типом картотеки, в якому в подальшому передбачається її використання. Від типу картотеки залежить також набір реквізитів, послідовність їх заповнення і пріоритет при обробці, тому коротко розповімо, про існуючі типи картотек документів.

У сучасному діловодстві прийнято вести три незалежні картотеки:

Назви картотек можуть варіюватися від організації до організації: контрольну можуть називати сроковой (від слова «термін»), довідкову - інформаційної, а тематичну - кодифікаційної, але суті це не міняє.

Контрольна (строкові) картотека складається з двох відділів - відділ поточної документації та відділ виконаних документів. У першому відділі фіксуються і зберігаються ділові папери, що знаходяться в процесі виконання. Основне призначення цього відділу - контроль. У цьому відділі формуляри найзручніше сортувати за датою виконання.

Після того, як документ буде виконаний і всі необхідні позначки про це на ньому буде зроблено, він переміщається з першого відділу в другій - відділ виконаних паперів. Він служить для пошуку. В основу систематизації тут можуть покладено вже на хронологічний принцип, а будь-який інший - за темами, питань, кореспондентам, номенклатурі справ і т.д.

Довідкова (інформаційна) картотека використовується для реєстрації документів. Для кожної групи документів створюється окрема картотека, а всередині неї карти упорядковано відповідно до груп. Зручним рішенням буде використання формулярів різних кольорів для кожної групи. Кількість картотек залежить від кількості різновидів ділових паперів, що функціонують в організації.

Як технічно здійснюється ведення декількох картотек одночасно? Є два способи, функціонально близьких між собою:

Заповнення декількох карток на один документ і використання кожної для окремої картотеки.

Заповнення однієї картки і виготовлення копій з неї. Надалі копії розставляють по картотеках.

Тематична (кодификационная) картотека займає особливе положення серед картотек. Її призначення - всебічно розкриття змісту особливо важливих ділових паперів. У таку картотеку потрапляють відомості про нормативних та розпорядчих документах.

Заповнення карток для такої картотеки має свої особливості. На кожне питання, предмет або тему, порушену в документі заводиться окрема картка. Один і той же документ, може бути представлений в картотеці відразу декількома картками. Самі картки розкладаються в картотеці за рубриками, відповідним рубриками класифікаторів питань діяльності підприємства.

Форма реєстраційно-контрольної картки

Зразок реєстраційно-контрольної картки

Зразки реєстраційно-контрольної картки для контрольної картотеки представлені нижче:

Анонси майбутніх номерів