Як вести книгу обліку руху трудових книжок
Оскільки трудові книжки співробітників відносяться до документів суворої звітності, то слід проводити їх правильний облік. Облік здійснюється шляхом реєстрації даних документів в певній облікової формі. Для цього у кожного роботодавця (юрособи або індивідуального підприємця) повинна бути в наявності книга обліку руху трудових книжок.
Виходячи з п. 41 Правил ведення і зберігання трудових книжок дана книга обліку повинна відповідати наступним вимогам:
- всі сторінки повинні бути пронумеровані>
- наявність шнурівки і опломбування або скріплення сургучною печаткою>
- книга завіряється підписом роботодавця.
Бажано, щоб ця книга мала тверда обкладинка, так як її заповнюють протягом декількох років, а після передають в архів на тривале зберігання.
Заповнена книга руху трудових книжок зберігається 75 років.
Заповнення книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них
Дана книга повинна вестися за відповідною затвердженою формою (див. Нижче). У новій книзі проставляється дата, з якої розпочато її ведення, а при заповненні всіх сторінок ставиться дата закінчення ведення цієї книги.
У даній книзі обліку слід реєструвати всі трудові книжки працівників:
- прийняті від них під час вступу на роботу,
- видані їм, як на роботу вперше,
- а також знову видані вкладиші до трудових книжок.
Якщо від співробітника отримана трудова книжка з уже вшитим в неї вкладишем, який був оформлений на іншому підприємстві, то реєструвати необхідно тільки книжку, а вкладиш до книги обліку руху трудових книжок окремим рядком вносити не слід.
КНИГА
ОБЛІКУ РУХУ трудових книжок і вкладишів У НИХ
У книзі обліку необхідно заповнювати всі пронумеровані графи:
1 - проставити реєстраційний номер в порядку надходження.
2, 3, 4 - проставити дату арабськими цифрами. У більшості випадків дата прийому на роботу і дата заповнення трудової книжки не збігаються, тому в цій книзі краще вписати дату прийому співробітника на роботу.
5 - повністю вписати прізвище, ім'я, по батькові співробітника. Вказівка ініціалів неприпустимо.
6 - проставити серію і номер справжньою трудової книжки (оформленого вкладиша). У разі отримання від співробітника трудової книжки зразка 1938 року в цій графі ставиться прочерк, тому що серія та номер в даних книжках відсутні.
7 - вписати посаду, професію, спеціальність праців-ка, власника трудової книжки (вкладиша), згідно штатного розкладу.
8 - вказати місце роботи (структурний підрозділ).
9 - вказати номер і дату наказу, яким був оформлений прийом співробітника. Якщо реєструється вкладиш, то в цій графі ставиться прочерк.
10 - проставити підпис особи, відповідальної за прийом (заповнення) трудових книжок.
11 - проставити суму в рублях, яка була отримана від працівника за оформлену йому трудову книжку (вкладиш). Якщо організація не стягує дану плату з працівника, в цій графі слід зробити прочерк.
12 - при звільненні працівника проставити дату видачі йому трудової книжки.
13 - звільнений працівник проставляє підпис, підтверджуючи цим факт напів-чення своєї трудової книжки в цей день.
Якщо в період роботи співробітнику був оформлений вкладиш, то слід в його трудовій книжці зробити запис «> Виданий вкладиш»> і проставити серію і номер даного вкладиша.
При звільненні працівнику слід розписатися і за отриманий-ву їм трудову книжку, і за виданий і оформлений йому вкладиш в різних рядках книги обліку і, звичайно ж, у своїй особистій картці.
виправлення записів
Так як книга обліку руху трудових книжок заповнюється вручну, то відповідальний за її заповнення працівник може ненавмисно зробити якусь помилку, яку потім обов'язково потрібно буде виправити. Як виробляти виправлення помилок в даній книзі законодавчо не описано.
Одним з варіантів виправлення помилок в такому рукописному документі є внесення під помилковим записом позначки «Запис за №__ вважати недійсною»> і потім вписати правильний текст. Виправлення слід підтвердити підписом відповідального працівника, який вніс це виправлення.
відповідальність
Роботодавець зобов'язаний на належному рівні організувати роботу щодо ведення, зберігання, обліку та видачі трудових книжок і вкладишів до них. Окремим наказом він може призначити посадову особу, яка буде нести відповідальність за правильний облік і зберігання трудових книжок.
За недотримання описаних вище встановлених правил ст. 5.27 КоАП України передбачена адміністративна відповідальність у вигляді зупинення діяльності роботодавця до дев'яноста доби або накладення штрафу в розмірі:
від 1000 до 5000 рублів
- на фізосіб індивідуальних підприємців
- на відповідальних посадових осіб,
від 30000 до 50000 рублів
- на юридичних осіб.