Експертиза цінності документів

Знищення документів - найважливіший елемент роботи архіву. Разом з тим здійснювати знищення документації неможливо без проведення експертизи цінності документів. При цьому правилами роботи архівів рекомендується не проводити експертизу цінності документів одним працівником одноосібно навіть в маленьких організаціях, оскільки це може привести до негативних наслідків: можуть бути знищені документи раніше закінчення визначеного для них терміну зберігання. Тому для проведення експертизи повинна бути створена експертна комісія.
Кого включити в комісію для підтвердження факту знищення документів індивідуальному підприємцю, у якого немає найманих працівників?

Для того щоб провести повноцінну оцінку документів, що виділяються до знищення, до складу експертної комісії бажано включати наступних працівників:
- представника керівництва організації;
- архівіста;
- головного бухгалтера організації;
- представника служби персоналу організації;
- представника юридичної служби організації;
- співробітника служби документаційного забезпечення або секретаря організації.

Склад експертної комісії затверджується наказом керівника підприємства. В організації може бути створена постійно діюча експертна комісія, але вона може створюватися і щороку. Експертна комісія (ЕК) встановлює факт закінчення терміну зберігання документів, складає акт про виділення до знищення документів і відповідно до нього (актом) готує документи на знищення.

Експертиза цінності документів - це вивчення документів на підставі критеріїв їх цінності з метою визначення термінів зберігання документів і відбору їх на постійне зберігання.

Експертиза цінності документів проводиться на всіх етапах життєвого циклу документа:
- в поточному діловодстві:
- при складанні номенклатури справ,
- при формуванні документів у справи,
- при підготовці справ до подальшого зберігання;
- в архіві організації:
- в процесі підготовки справ до передачі в центральні архіви;
- в процесі виділення документів і справ з термінами зберігання, що до знищення.

Основними функціями експертних комісій є:
- відбір документів постійного і тимчасового зберігання для передачі в архіви;
- відбір документів з тимчасовими термінами зберігання, що підлягають подальшому зберіганню;
- виділення до знищення справ, термін зберігання яких закінчився;
- розгляд описів справ постійного терміну зберігання та актів на справи, відібрані для знищення;
- розгляд актів на справи, відібрані для знищення з огляду на невиправних пошкоджень, і актів про невиявлення справ, що підлягають передачі на зберігання до архіву;
- участь у знищенні справ.

2.3.2. При проведенні експертизи цінності документів в структурних підрозділах здійснюється відбір справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання для передачі в архів; відбір справ з тимчасовими термінами зберігання, що підлягають зберіганню в структурних підрозділах; виділення до знищення справ за попередні роки, терміни зберігання яких минули. При цьому одночасно перевіряються якість і повнота номенклатури справ організації, правильність визначення строків зберігання справ.

Як правило, спочатку співробітниками архіву організації проводиться відбір документів, що підлягають постійному зберіганню, які описуються відповідно до встановлених Правилами роботи архівів організацій. Складені при цьому опису підлягають затвердженню керівником організації; в разі якщо організація є фондообразователем державного архіву, то знову складені описи підлягають також погодженням з ЕПК державного архіву, в який в подальшому справи будуть передані на постійне зберігання. Особливу увагу при цьому необхідно приділяти і документації по особовому складу, так як дані документи передаються на державне зберігання в разі ліквідації організації.

З метою гарантованого збереження документаційною інформації акти про виділення документів до знищення оформляються тільки після складання і затвердження описів справ постійного і довгострокового термінів зберігання.

До знищення також можуть бути відібрані документи, пошкоджені в такій мірі, що велика частина тексту недоступна для прочитання і відновлення їх не представляється можливим. У тих випадках, коли можливо хоча б часткове відновлення тексту пошкоджених документів, вони залишаються на зберігання, реставруються або фотокопір.

Експертна комісія виявляє точну кількість документації, яку необхідно ліквідувати, крім того, проводить зважування утилізованих документів (якщо в організації є така можливість). Як правило, документи (пачки, тюки, мішки з документами) зважуються тільки в пункті вторсировини, в якому є відповідне обладнання. Після закінчення роботи оформляється акт про виділення документів до знищення. Зверніть увагу, що механічна переробка або спалювання архівних справ (документів) повинні проводитися до повної їх переробки (спалювання) в присутності членів комісії. Для утилізації документів можливе залучення спеціалізованої організації.

архівне діловодство, архівування документів, архівне зберігання документів, палітурка документів, утилізація документів, знищення архівних документів, палітурка бухгалтерських документів